Aunque un proyecto, de cualquier dimensión, esté bien definido, debidamente planificado y considerado en todas sus variables para el logro de sus objetivos, la dinámica lo caracteriza por estar permanentemente expuesto a factores internos y externos que generan eventos impactantes en su desarrollo. Estos eventos son riesgos a los que está expuesto el proyecto y que pueden o no ocurrir durante el tiempo de vida del mismo.
Todo proyecto atraviesa crisis o momentos difíciles que son superados mediando esfuerzos del personal (intelectuales, laborales), empresariales y seguramente financieros. Estos éxitos generan regocijo, felicitaciones y hasta remuneraciones como premio al esfuerzo, por cierto, muy bien merecidas para quienes lo logran. No obstante, si los eventos que generaron esas crisis son analizados detenidamente, en muchos casos se determina que son eventos perfectamente previsibles, evitables o con impactos mínimos si durante la planificación se cumplen procesos como los propuestos por el PMI en su guía de mejores prácticas para la gestión de proyectos.
El PMBOK propone un área de conocimiento para la gestión de riesgos que se caracteriza, desde nuestro punto de vista, por un enfoque muy sencillo, con procesos claramente definidos para la aplicación en cualquier proyecto, no importando sus dimensiones. Estos procesos responden a una lógica desarrollada en la fase de planificación, consistente básicamente en un proceso sistemático de identificación, análisis y respuesta para los riesgos a que está expuesto el proyecto. Esto implica maximizar la probabilidad y consecuencias de eventos positivos y minimizar la probabilidad y efectos de eventos adversos a los objetivos del proyecto. Desde otro punto de vista y en términos de FODA, podemos decir que el propósito de la gestión de riesgo es eliminar o minimizar amenazas y aprovechar o potenciar oportunidades para el proyecto. Estos pasos se cumplen en la fase de planificación para posteriormente hacerlo en seguimiento y control.
El PMBOK plantea planificar la gestión de riesgos, identificarlos, analizarlos cualitativa y cuantitativamente y establecer un plan de respuestas para afrontarlos si ocurren los eventos. Posteriormente recomienda efectuar un seguimiento y control, tanto para monitorear los eventos ya identificados, como para detectar nuevas amenazas y oportunidades para el proyecto durante su ejecución.
Muchos de nuestros proyectos limitan la gestión de riesgos a crear la famosa partida presupuestaria IMPREVISTOS con la que se pretende cubrir todo lo que aparezca y que no haya sido considerado. La gestión de riesgos permite o ayuda a erradicar de alguna manera las célebres frases típicas en nuestros proyectos de “… esto es urgente…”, “… deje lo que está haciendo (planificado) para atacar esto…”, “… no teníamos idea de que esto ocurriera…”, “… qué mala suerte tenemos…” o aquello de “… inclúyalo en imprevistos ...”
Como toda gestión en los proyectos, la de riesgos se debe originar en la gerencia, con la motivación para desarrollarla, con la misma visión de la frase que dice: “… la principal función del gerente del proyecto no debe ser resolver los problemas, debe ser evitarlos…”. Gestionar riesgos o minimizar las consecuencias, debe cumplirse a lo largo del proyecto, lo cual con toda certeza es una de las acciones mas beneficiosas para lograr el éxito y alcanzar objetivos con el mínimo nivel de tensiones laborales y desviaciones de lo planificado.
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