Un Manual es un documento que contiene lo más esencial de una materia. En este caso, estamos hablando de la Organización que, según la definición de la ISO 9000 es un “Conjunto de personas e instalaciones con una disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones”.
Por lo tanto, un Manual de la Organización para su empresa es un documento que contiene la definición de su empresa, quiénes y qué departamentos la componen, en dónde y cómo trabajan, cómo se relacionan entre sí y con el exterior.
Además de los requisitos introductorios típicos de todo manual, el Manual de la Organización incluye la Visión, Misión, Valores de la organización, organigramas, y Políticas Generales, al igual que las Descripciones de Puesto.
¿Es importante? Si, por dos grandes razones. La primera es que la dirección de la empresa se obliga a reflexionar sobre lo que significa la empresa para ella, los socios, los empleados y los clientes, al establecer definiciones y estructuras de funcionamiento. Como consecuencia, todo empleado, nuevo y actual, debe conocerlo. Por otra parte, es responsabilidad de la Dirección su generación y actualización, por lo que se obliga a involucrarse a fondo con las particularidades de la empresa y su evolución.
La segunda razón importante radica en que sirve como referencia para cualquier decisión a tomar ante una contingencia, problema mayor o, simplemente, para crear el resto de manuales del sistema de la empresa, de acuerdo a su complejidad, como el Manual de Operaciones, el Manual de Políticas y Procedimientos, el Manual de la Calidad y los que se generen en cada Unidad de funcionamiento de la empresa.
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